Tener una empresa digitalizada hoy en día ya no es una opción: es una obligación. Cada vez más vemos cómo tanto las necesidades operativas, como de los propios clientes e, incluso, la relación con la administración del Estado nos liga al uso de soluciones tecnológicas de todo tipo. Cumplir con este marco normativo y, al mismo tiempo, invertir en programas que aporten eficiencia a las compañías se ha convertido en un proceso por el que todas las empresas, más pronto que tarde, tendrán que pasar.
Dentro de esta nueva realidad a la que todavía nos estamos amoldando han surgido todo tipo de herramientas estratégicas para hacernos de esta transición algo mucho más sencillo. Es el caso por ejemplo de los software ERP, un tipo de programas que han llegado para revolucionar la gestión corporativa con una visión de 360 grados. Este tipo de softwares permiten integrar aspectos tan importantes y tan dispares como pueden ser las finanzas, la coordinación de los recursos humanos, la gestión del inventario y los sistemas de facturación en un único entorno conectado y accesible para todos los departamentos.
Lo que antes eran áreas independientes en cualquier compañía, ahora funcionan como un todo que opera de manera mucho más optimizada, directa y en la que los errores se reducen drásticamente. Por todo esto, en este artículo queremos hablar un poco más en profundidad acerca de estos softwares de gestión ERP, qué los diferencia, qué usos y beneficios aporta su integración y cómo pueden ayudarnos en el día a día corporativo con cuestiones tan básicas que van desde contar con un programatpv hasta cumplir fácilmente con las nuevas facturas digitalizadas.
Software ERP: un todo en uno que optimiza el trabajo
Para entender qué es un software ERP es imprescindible atender a qué soluciones brinda a las empresas en su día a día. Porque más allá de ser una herramienta más que incorporar a la operativa diaria, un software ERP es el nexo de unión que integra todo lo que influye en los distintos departamentos de cualquier compañía. Por lo general, hasta hace poco lo más habitual era ir contratando soluciones o incorporando aplicaciones y programas en función de las necesidades específicas de cada equipo de trabajo o cada área de una empresa.
La diferencia que propone el uso de un software ERP es integrarlo todo bajo un mismo prisma, de manera que no se utilicen herramientas aisladas, si no que se trabaje de manera conjunta bajo una única plataforma. De esta manera, el ERP se convierte en un sistema de trabajo que facilita la planificación empresarial y centraliza todo tipo de procesos dentro de una empresa, sea cual sea su sector o actividad concreta.
Así es como todos los equipos de trabajo se conectan, unificando departamentos tan dispares como contabilidad y finanzas, gestión de compras, nóminas y recursos humanos, control de inventario, facturación y ventas o el área legal, entre muchas otras opciones. Aquí radica su valor diferencial, en la interconexión.
Los beneficios que aporta el uso de un ERP
Uno de los factores más decisivos para incorporar un software ERP en los métodos de trabajo de cualquier empresa es que ofrece una serie de beneficios con los que las herramientas aisladas no pueden competir. Por un lado, al estar interconectado, el ERP elimina duplicidades y errores, optimizando los flujos de trabajo y evitando que las personas tengan que repetir procesos.
Además de esto, también debido a que se trata de un sistema común, mejora considerablemente la trazabilidad, pudiendo saber en cada momento quién, cuándo, cómo y dónde se trató la información. Esto resulta de gran ayuda sobre todo en temas de comunicación interna y externa, evitando fallos o repeticiones.
Por último, otro de sus beneficios es que los softwares ERP, al tener integrados todos los procesos de todos los departamentos, pueden ofrecer datos contrastados en tiempo real, emitir informes, hacer análisis y, en definitiva, dotar a los equipos de una mayor cantidad de información ordenada. Esto supone un empujón claro, sobre todo, en la toma de decisiones, que puede hacerse así de manera más informada y coherente.
Los usos de los software ERP: más allá de la facturación
Muchas veces se confunde el uso de un software ERP con el que haría un programa de facturación, contabilidad o finanzas. Lo cierto es que este tipo de softwares cuentan, como ya comentamos, con una visión integral, que tiene como principal objetivo integrar el máximo número de departamentos de una empresa para que estos puedan trabajar de manera conjunta. Además, hoy en día este tipo de programas ya vienen preparados para integrarse con otras aplicaciones paralelas y específicas de cada grupo de trabajo.
En este sentido, un buen software ERP siempre dará apoyo a los siguientes departamentos.
1. Recursos Humanos: emisión y gestión de nóminas, horarios, coordinación de equipos según demanda, informes de productividad, vacaciones y días libres, bajas médicas, automatización de cotizaciones y retenciones, captación de talento…
2. Gestión de almacén: integración con aplicaciones de inventario y stock, control en tiempo real de entradas y salidas, optimización de compras y ventas, fichas de clientes…
3. Ventas y facturación: conexión con herramientas de TPV, registro automático de ingresos, unificación bancaria corporativa y de empleados, control fiscal e impositivo…
El ERP y el apoyo al cumplimiento normativo
Otra de las grandes ventajas de incluir un software ERP en cualquier compañía es que resulta un apoyo fundamental para que el cumplimiento normativo se lleve a cabo de forma ágil y certera. En España, la legalidad de las empresas y las normas que aplican a su actividad y sus ejercicios requieren de transparencia y trazabilidad y un programa ERP puede hacer esta tarea mucho más fácil.
Por ejemplo, en los últimos años se ha aprobado en España la ley contra el fraude fiscal, que obliga a las empresas a acogerse al sistema Verifactu. Un software ERP hace mucho más sencilla esta transición, al mismo tiempo que permite incorporar de manera sencilla cualquier otra norma o actualización que el Estado proponga para las empresas y que, al mismo tiempo, también pueda garantizar la integridad de los datos.
Un valor añadido para el posicionamiento de cualquier empresa
Además de todas estas ventajas propias del software ERP, implantar una solución de este tipo también ofrece una auténtica ventaja competitiva para la propia empresa, que puede ver esta decisión como un verdadero paso estratégico en su gestión. Así, trabajar a diario con un software ERP permite tener una visión global del negocio en tiempo real, reduciendo errores administrativos, optimizando los costes operativos y facilitando crear un sistema escalable que pueda acompañar el crecimiento de la empresa.
Esto puede suponer toda una ventaja, no solo interna, si no en materia de posicionamiento frente a la competencia, pudiendo ofrecer a los clientes un sistema más sólido y coherente, más fiable y productivo. Sin duda, una gran decisión estratégica de la que se pueden beneficiar todo tipo de negocios, desde pymes y asesorías hasta empresas industriales, logísticas o incluso trabajadores autónomos.